Réception-Secrétariat

2 postes de travail 

Le secrétariat est en lien direct entre l’interne et l’externe. Il est la première image que le client a de l’entreprise.

Les tâches du secrétariat sont d’accueillir les clients et de recevoir les appels téléphoniques dans différentes langues. Il doit être à l’écoute, identifier l’interlocuteur, l’orienter dans les différents départements et/ou prendre les messages et les restituer aux personnes concernées.

Le service traite la correspondance, il est donc impératif d’avoir un bon niveau rédactionnel et une bonne orthographe. Il est important de savoir s’exprimer de façon claire et concise, transcrire correctement les informations, travailler de manière autonome ou en équipe et de manière organisée.

Pré-requis pour intégrer le Secrétariat et la réception

  • Capacités rédactionnelles, relationnelles, bonne présentation adéquate
  • Bonne expression orale
  • Faire preuve de discrétion, de diplomatie et donner une image positive de l’entreprise
  • Savoir utiliser un téléphone, transférer des appels

Métiers

  • Employé-e de commerce
  • Assistant-e administratif-ive
  • Secrétaire médical-e
  • Assistant-e de direction
  • Auxiliaire de bureau
  • Téléphoniste – Réceptionniste

 Tâches principales

  • Accueil
  • Gestion de la centrale téléphonique
  • Correspondance diverse
  • Prise et rédaction de procès-verbaux
  • Tri, distribution et envoi du courrier
  • Suivi de l’économat
  • Tenue d’une petite caisse
  • Contrôle des heures de présence et d’absence des stagiaires
  • Plannings divers
  • Gestion de l’agenda des séances d’information

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